Café ESG : EcoVadis et référencement fournisseurs

Voici ce qui s'est dit lors de ce Café ESG consacré à EcoVadis et au référencement fournisseurs. Comprendre comment EcoVadis évalue votre entreprise

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• Savoir quels documents préparer avant d'ouvrir le questionnaire
• Gérer la documentation quand on répond au niveau groupe ou filiale
• Identifier où mettre l'effort pour gagner des points

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Note de lecture : les ordres de grandeur cités dans cet article (volume de documents, durées de préparation, poids des rubriques) sont ceux que Lynda Jendoubi observe dans les accompagnements qu'elle mène sur la plateforme. Ce sont des estimations de terrain, pas des règles publiées par EcoVadis, et elles varient selon la taille, le secteur et la maturité de chaque entreprise.

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Ce que les participants ont voulu savoir

1. Par où commencer quand on n'a jamais répondu à EcoVadis ?

Lynda Jendoubi pose le cadre : EcoVadis n'est ni une certification ni un label, c'est une évaluation documentaire de votre démarche RSE. Elle positionne votre entreprise selon deux critères. D'abord sa taille : les attentes ne sont pas les mêmes pour une structure de moins de 25 personnes et pour un groupe de plus de 2 000. Ensuite son secteur d'activité, avec ses sous catégories.

Le questionnaire se divise en quatre axes : environnement, social et droits humains, éthique, achats responsables. Dans chacun, quatre volets sont examinés : votre politique, les mesures mises en place, le reporting et les indicateurs, et vos adhésions à des organisations externes, le Global Compact des Nations unies par exemple.

Le conseil de notre experte est sans ambiguïté : n'ouvrez pas le questionnaire les mains vides. Une fois ouvert, vous avez 4 à 5 semaines pour répondre. Dans les dossiers qu'elle accompagne, elle compte une trentaine à une quarantaine de documents à réunir, soit un mois à un mois et demi de préparation en amont. C'est un ordre de grandeur observé, qui bouge selon la taille de l'entreprise et ce qui existe déjà en interne.

« On déconseille totalement d'ouvrir le questionnaire avec zéro document prêt. »

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2. Groupe ou filiale : quelle politique déposer ?

EcoVadis ne traite pas de la même façon un document du groupe et un document de l'entité qui répond. Vous pouvez vous appuyer sur une politique groupe, mais pour obtenir la totalité des points sur le volet politique, l'entité doit montrer sa propre réflexion. Une demi page qui décline la politique groupe et précise vos spécificités locales peut suffire.

Avec une nuance utile, tirée de l'expérience : si vos filiales sont de très petite taille et le groupe de grande taille, EcoVadis se montre moins exigeant et peut accepter la politique groupe telle quelle, à condition qu'elle soit complète. Une participante a d'ailleurs partagé son cas : politique groupe acceptée à 100 % pour ses entités, en définissant le périmètre dès la page de garde, en détaillant les actions spécifiques à chaque site, et en indiquant les numéros de pages en commentaire lors de l'évaluation.

« Vous pouvez vous appuyer sur celle du groupe, mais pour avoir 100 sur 100, il faut montrer que vous avez aussi réfléchi à votre propre politique. »

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3. Comment organiser la collecte documentaire à plusieurs ?

Chaque année, vous pouvez charger 55 nouveaux documents, et ceux des années précédentes restent réutilisables sans limite. 55, cela paraît confortable mais le quota part vite.

D'où deux réflexes à appliquer systématiquement. Regrouper d'abord : une politique environnementale qui traite les déchets, le bilan carbone et le reste vaut mieux que cinq documents séparés qui se recoupent. Centraliser ensuite : un drive commun, un dossier par axe (environnement, social, éthique, achats), et chaque contributeur dépose ses pièces dans le bon dossier. La personne qui finalise le dossier charge ensuite l'ensemble sur la plateforme.

C'est aussi l'occasion d'embarquer les métiers, achats, qualité, RH, plutôt que de porter le sujet seule. Certains logiciels de comptabilité carbone intègrent désormais un volet EcoVadis et mutualisent la collecte avec d'autres référentiels.

« On aime bien utiliser EcoVadis comme un outil pour déployer la RSE dans l'entreprise. »

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4. Comment gérer le périmètre quand les pratiques diffèrent d'un site à l'autre ?

Question d'une responsable RSE d'un groupe présent dans plusieurs pays : culturellement, certaines pratiques sociales sont possibles dans un site et pas dans un autre. Comment répondre sans lisser artificiellement ?

Pour notre experte la réponse tient en un mot : cohérence. Si vous répondez au niveau du siège, précisez le périmètre dès le début de chaque politique, en citant les entités ou les pays couverts. EcoVadis vérifie ensuite que vos indicateurs correspondent à ce périmètre. Déclarer des indicateurs déchets qui ne concernent qu'un seul site alors que la réponse porte sur le groupe crée une incohérence, et le point saute.

Reprendre la documentation d'un site pour illustrer une action menée ailleurs n'est donc pas la bonne méthode. Mieux vaut déclarer ce qui existe réellement au niveau du siège, puis préciser ce qui est décliné localement.

« Si le périmètre n'est pas spécifié, ou qu'il est hors entité, EcoVadis va trouver une incohérence et ne pas donner le point. »

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5. Pourquoi vos indicateurs ne sont pas pris en compte ?

Un retour qu'on entend souvent chez nos clients : « on me dit que je n'ai pas d'informations sur mes indicateurs, alors que j'ai joint mon tableau Excel. »

L'explication est technique, et elle vient de ce qu'elle constate dossier après dossier. Au chargement, EcoVadis ne bloque pas le fichier Excel, il l'accepte. Mais il ne retient que le premier onglet, converti en PDF. Si votre premier onglet s'appelle « mode d'emploi » et que vos indicateurs se trouvent en onglet 2 ou 3, ils n'existent pas aux yeux de l'évaluation.

Sa recommandation est simple : convertissez tout en PDF avant de charger, et vérifiez que l'information attendue est bien visible dans le document déposé. Même logique pour les documents volumineux de type rapport de durabilité : indiquez les numéros de pages en commentaire pour guider la lecture. Sur EcoVadis, la forme compte autant que le fond.

« Ce qu'on conseille vraiment, c'est de tout passer en PDF pour être sûr que tout est bien lisible »

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6. Comment savoir où mettre l'effort ?

Y a t il des rubriques qui rapportent plus que d'autres ? Oui, et l'information est déjà sur votre scorecard.

EcoVadis affiche une pondération de 1 à 4, sous forme de ronds colorés, à côté de chaque axe et de chaque sous catégorie. Quatre ronds : c'est là qu'il faut mettre le paquet. Un seul rond : l'effort rapportera peu.

On a observé que les volets social et droits humains pèsent lourd pour presque tout le monde. Le second axe prioritaire dépend de votre activité : l'environnement pour un industriel ou un transporteur, par exemple. Les politiques sont le plus souvent pondérées 3 ou 4 sur 4, ce qui en fait le premier chantier. Les exigences sur les indicateurs, elles, varient selon la taille de l'entreprise.

Ce sont des tendances observées, pas une règle : il n'existe pas de réponse universelle, et sans première évaluation, pas de scorecard, donc pas de pondération visible. C'est aussi ce recul sur de nombreuses typologies d'entreprises qui permet, en accompagnement, d'anticiper où l'effort paiera.

« Ça change d'une entreprise à l'autre. Il faut au moins avoir fait une première évaluation pour savoir où mettre l'accent. »

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7. Que faire quand les questions ne correspondent pas à votre activité ?

Mauvaise nouvelle : on ne peut pas répondre « non applicable ». Dès lors que la question est posée, vous êtes censé y répondre. Bonne nouvelle : une série de questions inadaptées est presque toujours le symptôme d'une inscription mal paramétrée, du côté de la catégorie sectorielle, des implantations déclarées ou du périmètre.

Exemple tiré des accompagnements réalisés: un client croulait sous les questions droits humains sans comprendre pourquoi. En vérifiant son profil, une entité en Chine avait été déclarée, alors qu'il s'agissait en réalité d'un fournisseur historique, désigné en interne comme une filiale par habitude. La personne qui répondait n'était pas celle qui s'était inscrite, et le bloc de questions revenait chaque année. Correction faite, la catégorie a changé et la médaille a évolué, sans rien modifier d'autre au dossier.

Même avec l'abonnement le plus bas, vous pouvez écrire à EcoVadis pour demander une révision de votre typologie d'entreprise.

Les enseignements à retenir

• Préparez avant d'ouvrir. 30 à 40 documents et un mois à un mois et demi de travail dans les dossiers suivis par Lynda : le questionnaire s'ouvre quand le dossier est prêt, pas l'inverse.
• L'inscription conditionne toute l'évaluation. Taille, secteur, implantations : une approximation à ce stade se paie chaque année.
• Le périmètre doit être écrit, et tenu. Page de garde, indicateurs, commentaires : la cohérence se vérifie document par document.
• Regroupez plutôt que multiplier. 55 nouveaux documents par an, c'est plus vite atteint qu'il n'y paraît.
• Tout en PDF. Un fichier Excel chargé ne vaut que par son premier onglet.
• Lisez votre scorecard avant de travailler. Les pondérations vous disent exactement où les points se gagnent.

Pour aller plus loin

Chez ILKO, nous accompagnons les PME et ETI sur l'ensemble du parcours EcoVadis, avec des experts qui ont déjà traité de nombreuses typologies d'entreprises et de secteurs.

• Préparation documentaire en amont du questionnaire
• Réponse accompagnée sur la plateforme
• Analyse de scorecard et plan de progression
• Mise en relation avec nos partenaires logiciels de collecte de données

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Prochaine session le mardi 13 octobre à 11h30 : « Passer de la démarche RSE au système certifié ISO », animée par Arthur Giavitto. Les Cafés ESG réunissent des professionnels de la RSE en entreprise, en petit groupe et sans replay, pour que les échanges restent libres.

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